[ 習(xí)曄琳 ]——(2012-8-22) / 已閱28397次
* *縣公證處業(yè)務(wù)發(fā)展存在的問題及對策
**縣公證處成立于1982年，是全國較早成立的公證處，隨著改革開放政策的實施，**縣公證處的公證業(yè)務(wù)也得到了長足發(fā)展，特別是2008年至進入**縣政務(wù)中心之前（2011年6月13日），年均辦證上千件，收入逐年上升，但在進入縣政務(wù)中心后，由于不能適用現(xiàn)在的管理模式，公證人員的工作積極性有所降低，導(dǎo)致公證業(yè)務(wù)滑坡，收入也有所降低，特別是公證業(yè)務(wù)發(fā)展遭遇到了瓶頸。2011年，**縣公證處共辦理公證事項780件，比前五年平均辦證量下降了22%，2012年至7月底，共辦理各類公證事項也只有459件，比上年度同期下降了25%，而且所辦公證案件中，相當(dāng)于必辦公證事項的涉外公證（含港澳臺）有 128件，房地產(chǎn)、國土部門、銀行要求辦理的繼承權(quán)公證、財產(chǎn)分割協(xié)議有98件，委托書公證有134件，批量公證有42件，除這些外，其他公證只有57 件，應(yīng)當(dāng)占公證業(yè)務(wù)主導(dǎo)地位的合同類、具有強制執(zhí)行效力債權(quán)文書類公證只有寥寥 5件，處于極度萎縮狀態(tài)，時不我待，在這種情況下，**縣公證處應(yīng)如何擺脫這種情形，是擺在每一個工作人員面前的一個重大問題。作為公證處的一員，謹(jǐn)以此報告，望能對**公證事業(yè)的發(fā)展有所幫助，使**公證事業(yè)能進入良性發(fā)展。
一.**縣公證處在公證工作中存在的問題與困難：
1.財務(wù)管理制度缺失，財務(wù)管理混亂，會計與出納同為一人，除有一收入流水賬外，無年度開支預(yù)算，無開支審批制度，無年度開支明細(xì)表，無報賬會審制度，無收支平衡表，無財務(wù)公開制度等應(yīng)有的各項制度，且每年的積累為零，使**縣公證處的硬件發(fā)展止步不前。
2.公證業(yè)務(wù)量開始下降，傳統(tǒng)重頭業(yè)務(wù)直線下降，業(yè)務(wù)發(fā)展面臨空前危機，應(yīng)為主導(dǎo)地位的合同（協(xié)議）類、具有強制執(zhí)行效力的債權(quán)文書類公證事項已少之又少，提存、登記、招投標(biāo)、拍賣類還未辦一件，公證法律服務(wù)顧問單位未有一家。
3.公證程序有待規(guī)范。根據(jù)《公證法》、《公證程序規(guī)則》及相關(guān)公證細(xì)則、指導(dǎo)意見的相關(guān)規(guī)定，公證處對當(dāng)事人所述事實及所提供的證明材料有進行核實的權(quán)利和義務(wù)，但**縣公證處工作人員除對所提供材料進行形式審查外，很少進行實質(zhì)審查，實地核實，甚至于對所提供的證明材料只看印章，對其所提供的證明材料所述事實是否真實也未進行過審查。在具體公證事項的申請、受理、出證過程中的程序要求也不嚴(yán)格，審批程序如同虛設(shè)，對比較復(fù)雜的公證事項，如繼承權(quán)、合同（協(xié)議）、具有強制執(zhí)行效力的債權(quán)文書、保全證據(jù)等公證事項，亦是在申請當(dāng)日即申請、受理、審查、出證完結(jié)，很不嚴(yán)密，這也是常導(dǎo)致公證案件有瑕疵甚至有錯誤的原因;還有，要素式公證書出證證詞千篇一律，引用法律、法規(guī)不準(zhǔn)確，邏輯性不強，表述不夠嚴(yán)謹(jǐn)。
4.公證處無激勵機制，工作人員均坐、等、靠思想嚴(yán)重，未發(fā)揮自己的主觀能動性，缺乏改革意識，創(chuàng)新意識，發(fā)展意識。
5.公證宣傳、研究滯后，現(xiàn)在**縣的廣大民眾對公證的認(rèn)識仍停留在開獎后的幾句公證詞中，認(rèn)為公證員只是一個木偶監(jiān)督人，公證處只是賣紙、蓋印章的部門，而對公證能夠幫助、指導(dǎo)大眾依法設(shè)立、變更法律行為，衡平當(dāng)事人之間的關(guān)系，剔除糾紛和不真實、不合法因素的作用不了解，未能認(rèn)識到其在民眾生活中的重要作用。我們的公證研究人員也非常稀少，使得公證在行業(yè)文化、理論、實務(wù)上均未有厚重的基石，這也是導(dǎo)致公證事業(yè)停滯不前的原因之一。
二.對**縣公證處公證工作的幾點意見：
1、今年為規(guī)范建設(shè)年,且事業(yè)單位體制改革也進入了實質(zhì)進展階段，我處應(yīng)以此為契機，完善公證處各項制度建設(shè)，并將硬件建設(shè)納入議程。
按照湖南省對規(guī)范公證處的要求，縣級公證處應(yīng)保有資金人民幣20萬或等值可支配資產(chǎn)，有固定的辦公場所，且人均辦公面積應(yīng)在15平方米以上，并應(yīng)設(shè)立接待室、辦證室、檔案室、財務(wù)室、保密室，有兩名以上公證員(含至少一名涉外公證員)，每一公證員需配備公證員助理一名，還有其他相匹配的其他硬件設(shè)施。在<<廣東省事業(yè)單位分類改革試點指導(dǎo)意見>>中，公證處與行業(yè)協(xié)會、學(xué)術(shù)聯(lián)誼、咨詢經(jīng)紀(jì)、鑒定評估、認(rèn)證機構(gòu)歸于一類，被要求逐步向社會中介組織發(fā)展，依法獨立開展活動，向社會提供有償服務(wù)，這也是我省公證處以后體制改革可能的方向，因此，我處應(yīng)作好充分準(zhǔn)備，努力達到省規(guī)范公證處的要求，為體制改革打下良好基礎(chǔ)，也請司法局為我處體制改革提供相應(yīng)資金和場地支持。
加強公證員和公證員助理隊伍建設(shè)，努力提高公證員及公證員助理的素質(zhì)，增加公證員（含涉外公證員）的數(shù)量，為公證員配備公證員助理。
優(yōu)秀的公證員是公證處的基石和靈魂，他們必須有飽滿的政治熱情，精湛的執(zhí)業(yè)技能，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S方式，淵博的法律知識，豐富的社會經(jīng)驗，謙虛謹(jǐn)慎，努力進取，品德高尚，誠實信用，安于職守，不徇私情，自覺維護社會正義和公證程序;公證員素質(zhì)提高的基本方法在于學(xué)習(xí)、思考、總結(jié)、交流，因此，我們公證員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，勤于思考，善于總結(jié)，勇于交流，只有這樣才能提高自身素質(zhì)，為公證當(dāng)事人提供高水平的公證法律服務(wù)。公證員助理是公證員的助手，可以接待咨詢?nèi)藛T，接受當(dāng)事人申請，受理公證事項，告知、詢問當(dāng)事人，打印、復(fù)核公證詞，制作及送達公證書，亦是公證處不可或缺的人員。公證處應(yīng)為勤學(xué)、進取的公證員和公證員助理提供良好的發(fā)展平臺，使公證處成為培養(yǎng)一流公證人員的沃土，進而為成為一流的公證處打下堅實的基礎(chǔ)。
3、嚴(yán)格按公證程序規(guī)定受理、審查、出證，建立疑難公證討論制度，確保辦證質(zhì)量。
公證程序中的申請、受理、送達環(huán)節(jié)比較簡單，不會出現(xiàn)大的問題，存在質(zhì)量問題的環(huán)節(jié)一般出現(xiàn)在審查及出證程序中，因此，為確保公證質(zhì)量，對于比較復(fù)雜的繼承權(quán)、具有強制執(zhí)行效力債權(quán)文書、贈與、財產(chǎn)分割、保全證據(jù)、合同（協(xié)議）類、公司類公證事項，必須按照中公協(xié)的具體操作規(guī)則辦理，嚴(yán)格審批程序，如系重大、疑難公證事項，必須經(jīng)業(yè)務(wù)研究組討論，方可出證，盡量不要當(dāng)日申請、受理、出證，應(yīng)預(yù)留審查、核實和當(dāng)事人考慮的時間，確保當(dāng)事人無疑異以及公證質(zhì)量(《公證法》規(guī)定公證事項應(yīng)在受理之日起十五個工作日內(nèi)向當(dāng)事人出具公證書)。對于要素式公證書的公證詞，公證員應(yīng)按公證類別認(rèn)真斟酌，做到事實準(zhǔn)確，運用法律法規(guī)準(zhǔn)確，語句邏輯清晰，通俗易懂，盡量讓當(dāng)事人和使用者均能讀通讀懂。公證書要嚴(yán)格按照《公證程序規(guī)則》的相關(guān)規(guī)定制作，做到美觀、整潔、無刪改，為當(dāng)事人提供高水準(zhǔn)且實用的公證法律文書。
4. 關(guān)于公證業(yè)務(wù)拓展：
“發(fā)展才是硬道理”。作為公證員是千萬不能在辦公室里“坐、等、靠”。2010年深圳市有7個公證處，只有90名公證員，但全年辦證有21萬件，年人均辦證2300余件，共計收入1.5個億，這么輝煌的成績是怎么來的？據(jù)當(dāng)時任深圳市公證處副主任的李金祥介紹，他們所有的公證員均是常年奔波在外，主動聯(lián)系公證業(yè)務(wù)，出入于公司、企業(yè)、銀行等單位，每周一般只安排半天的時間在辦公室審查疑難案件，出具公證書，其他大部分工作均由公證員助理完成�！疤焐喜粫麴W餅”！公證處公證員只有努力拓展業(yè)務(wù)，方才有發(fā)展之路，本人謹(jǐn)有以下想法，以期為公證處業(yè)務(wù)發(fā)展拋磚引玉：
縱向聯(lián)系方面：a、中公協(xié)、省公協(xié)、市公協(xié)是公證處的業(yè)務(wù)主管，亦是為公證機構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展提供理論依據(jù)的部門，我處作為最基層的公證機構(gòu)應(yīng)及時將工作中遇到的新問題、新情況向其反映，為公證業(yè)務(wù)拓展研究提供素材，使業(yè)務(wù)發(fā)展方面的理論研究立足于實際、立足于基層。b、司法局是公證處的娘家，一榮俱榮，應(yīng)作為公證處發(fā)展業(yè)務(wù)的堅強后盾，我縣有十五個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，均有司法所，可設(shè)立“公證宣傳員”制度，由局里指定每一個司法所一名司法員為公證宣傳員，在日常法律服務(wù)、糾紛調(diào)解工作中導(dǎo)入公證機制，特別是對涉及賠（補）償、贍養(yǎng)、撫養(yǎng)等糾紛調(diào)解后達成協(xié)議和指導(dǎo)當(dāng)?shù)氐膹V礦、企業(yè)、公司簽訂的合同，均可引導(dǎo)其進行公證，符合條件的還可以賦予強制執(zhí)行效力，以確保合同、協(xié)議的履行，對表現(xiàn)優(yōu)異的公證宣傳員可由公證處出資，以司法局名義在年底統(tǒng)一進行獎勵。c、與律師事務(wù)所、法律服務(wù)所取得聯(lián)系，努力拓展保全證據(jù)公證。在現(xiàn)行訴訟制度下，“打官司”即是“打證據(jù)”。但因證人不愿出庭作證、侵犯證據(jù)難以取得、互聯(lián)網(wǎng)證據(jù)難以固定、當(dāng)事人財產(chǎn)情況難以查清等情形，導(dǎo)致敗訴的比比皆是，而通過辦理保全證據(jù)出證，這些情況就迎刃而解了。還有對合同解除程序的證據(jù)收集，一直也是律師、法律工作者收集證據(jù)比較棘手的問題之一，但通過對解除合同的催告函的內(nèi)容和送達過程申辦保全證據(jù)公證，就能保證其合同解除程序的合法性，并且還取得了強而有力的證據(jù)。
橫向聯(lián)系方面： a、對企業(yè)、廠礦、公司可由公證員分片自行聯(lián)系，與之簽訂常年公證法律服務(wù)顧問合同，注重服務(wù)，為其發(fā)展出謀劃策，為其合法經(jīng)營保駕護航，具體監(jiān)督重要會議的召開、審查合同、參與談判，適時為其出具法律意見書供其參考。b、對于銀行、信用社、擔(dān)保公司等金融機構(gòu)，可租賃他方房屋，設(shè)立“公證業(yè)務(wù)咨詢室”，與之簽訂租賃合同，按年度支付相應(yīng)房租，并派出工作人員現(xiàn)場辦公。c、 對于政府行政部門的行政程序過程中的現(xiàn)場檢查、詢問當(dāng)事人、文書送達等過程，公證處均可為其辦理保全證據(jù)公證，以確保行政部門的在執(zhí)法過程中的程序合法。其合作方式可以在年初與之簽訂常年公證法律顧問合同，設(shè)立公證聯(lián)絡(luò)員制度，隨時聯(lián)系辦理相關(guān)公證事項。在年初還應(yīng)與相關(guān)行政機構(gòu)主管局長、主管人員主動聯(lián)系，開好聯(lián)系會，具體部門有房產(chǎn)、工商、環(huán)保、國土、安監(jiān)、水利、藥監(jiān)、物價、技監(jiān)、建設(shè)局、法院執(zhí)行局等單位。d、縣政府、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府、社區(qū)、村亦均可與之聯(lián)系，提供適用的公證法律服務(wù)，特別是涉及農(nóng)村的“山林承包合同”、“土地承包合同”、“土地流轉(zhuǎn)信托合同”等由于履約時間長，均可辦理合同公證，減少糾紛。
5、關(guān)于公證宣傳：
當(dāng)前公證行業(yè)面臨很多負(fù)面的形象，這不但要靠我們公證員自身努力工作來挽回，還需要進行正面的宣傳，我處可以爭取以下方式來宣傳公證的價值以及提升**縣公證處的知名度：a、與電視臺聯(lián)系，以訪談節(jié)目的形式，選取若干比較典型的公證案列進行宣傳。b、與廣播電臺聯(lián)系，開辟公證知識專題講座專欄，宣傳公證的相關(guān)業(yè)務(wù)以及公證的作用。c、以公證處名義，在過年過節(jié)時短信群發(fā)，向群眾問候的同時宣傳自己。d、利用各鄉(xiāng)鎮(zhèn)司法所為公證宣傳陣地，制作宣傳欄，在全縣范圍內(nèi)不定期進行公證宣傳日，公證法律服務(wù)接待日活動。e、打印公證聯(lián)系卡，注明可辦公證事項、公證員聯(lián)系方式。 f、有條件時設(shè)立**縣公證處網(wǎng)站。g、建立公證理論、實務(wù)課題研究組，對**公證文化、公證實務(wù)、公證理論基礎(chǔ)、公證規(guī)則、公證制度等進行研究、探索，形成研究成果，并在具備成果時向報刊、雜志等投稿，造就**公證的品牌。
吾本子承父業(yè)入公證之行，不覺已幽幽十載！然嘆今**公證之止步不前，憂心如焚！雖才粗學(xué)淺，亦想盡己微薄之力，望能助**公證騰飛！他日**公證事業(yè)必將飛速發(fā)展，吾亦也將會以為其一份子而自豪！
作者:習(xí)曄琳
2012年8月
