[ 鐘建林 ]——(2010-5-24) / 已閱52316次
人民法院書(shū)記員工作經(jīng)驗(yàn)技巧集成
鐘建林
序 言
既為了新進(jìn)書(shū)記員快速熟悉工作程序，掌握工作技能；又為了現(xiàn)有書(shū)記員對(duì)本職工作的要求和技能溫故知新，熟能生巧；更為了法官和書(shū)記員在個(gè)案審理中相互認(rèn)知，配合默契，共同致力于案件審理的“公正與效率”，筆者以一篇網(wǎng)絡(luò)文章《民事審判中的書(shū)記員工作》為藍(lán)本，結(jié)合工作所在的長(zhǎng)沙市芙蓉區(qū)人民法院多年來(lái)的民事審判工作實(shí)踐，廣泛征求長(zhǎng)期堅(jiān)守民事審判工作一線的同事們的意見(jiàn)，進(jìn)行相應(yīng)補(bǔ)充、刪減和完善，編寫(xiě)了本文《人民法院書(shū)記員工作經(jīng)驗(yàn)技巧集成》。本文不是書(shū)記員工作職責(zé)匯編，而是有關(guān)書(shū)記員工作的理論認(rèn)識(shí)、現(xiàn)行法律規(guī)定、工作程序、操作技能等內(nèi)容的全面介紹，因而沒(méi)有刻意追求言簡(jiǎn)意賅，而是當(dāng)繁則繁，能簡(jiǎn)則簡(jiǎn)，繁簡(jiǎn)適當(dāng)，意在全面，力求一冊(cè)在手，全部書(shū)記員工作有章可循，有技可用。另外，由于書(shū)記員工作的總體目的在于配合法官審理好案件，因而書(shū)記員有必要了解法官的工作�；诖�，本文也全面介紹了法官開(kāi)庭審理和制作民事判決書(shū)的一般工作內(nèi)容和基本要求。因之，本文對(duì)法官主持庭審及制作民事判決書(shū)等工作的規(guī)范化建設(shè)亦有一定的參考價(jià)值。最后，衷心感謝網(wǎng)絡(luò)文章《民事審判中的書(shū)記員工作》的作者以及給本文提出過(guò)諸多寶貴意見(jiàn)的同事們。
第一節(jié) 何為書(shū)記員
先從“書(shū)記”這個(gè)詞說(shuō)起。據(jù)有關(guān)資料記載，“書(shū)記”這個(gè)詞有三種用法，一是指用文字書(shū)寫(xiě)記錄有關(guān)事項(xiàng)；二是有關(guān)政黨（團(tuán)體）機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人職務(wù)的稱(chēng)謂；三是古代在官府主管文書(shū)工作的人員，后來(lái)泛指在機(jī)關(guān)團(tuán)體中擔(dān)任抄寫(xiě)工作的人員。民事審判中的書(shū)記員的“書(shū)記”和第三種解釋比較相近，是在機(jī)關(guān)團(tuán)體中擔(dān)任文書(shū)工作的人員。為什么法院叫書(shū)記員而不叫文書(shū)或者秘書(shū)？這是現(xiàn)代法治國(guó)家法院建制的通例。另外，我國(guó)法院的書(shū)記員這個(gè)職務(wù)的稱(chēng)謂是由法律規(guī)定的�！吨腥A人民共和國(guó)人民法院組織法》第四十條規(guī)定，“各級(jí)人民法院設(shè)書(shū)記員，擔(dān)任審判庭的記錄工作并辦理有關(guān)審判的其他事項(xiàng)”。中共中央組織部、國(guó)家人事部、最高人民法院頒發(fā)的《人民法院書(shū)記員管理辦法（試行）》規(guī)定，“書(shū)記員是審判工作的事務(wù)性輔助人員，在法官指導(dǎo)下工作”。
第二節(jié) 書(shū)記員工作職責(zé)概述
書(shū)記員主要工作職責(zé)有：
一、辦理庭前準(zhǔn)備過(guò)程中的事務(wù)性工作；
二、檢查開(kāi)庭時(shí)訴訟參與人的出庭情況，宣布法庭紀(jì)律；
三、擔(dān)任案件審理過(guò)程中的記錄工作和其他記錄工作；
四、整理、裝訂、歸檔案卷材料；
五、完成法官交辦的其他事務(wù)性工作。
從法律規(guī)定的情況來(lái)看，書(shū)記員是各級(jí)人民法院的法定工作人員，由各級(jí)人民法院根據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理任命或者聘用手續(xù)。未經(jīng)合法辦理手續(xù)的人員，不能成為人民法院的書(shū)記員。同時(shí)，書(shū)記員是人民法院不可缺少的專(zhuān)職人員，是法院干部隊(duì)伍的重要組成部分。
書(shū)記員的具體工作是在法官的指導(dǎo)下，參加案件調(diào)查、調(diào)解；協(xié)助做好開(kāi)庭前的準(zhǔn)備工作，擔(dān)任合議庭（含獨(dú)任庭）的全部審判活動(dòng)的記錄，包括合議庭評(píng)議案件的記錄。同時(shí)還要接待當(dāng)事人，聽(tīng)取意見(jiàn)；收集保管審判案件的全部證據(jù)材料和文件資料，填制、核對(duì)、發(fā)送訴訟文書(shū)。案件審理終結(jié)后，與案件有關(guān)的訴訟文件材料，還得由書(shū)記員整理立卷作為國(guó)家訴訟檔案，辦理歸檔手續(xù)。從這個(gè)角度上看，書(shū)記員和法官的工作只是分工不同，并無(wú)性質(zhì)上的差別。書(shū)記員工作也是人民法院工作不可分割的一部分，人民法院發(fā)揮審判職能，向社會(huì)體現(xiàn)人民法院“公正與效率”的工作主題和“公正司法、一心為民”的指導(dǎo)思想，客觀反映審判工作的全部過(guò)程，這里面有許多工作是事務(wù)性的、輔助性的工作，都離不開(kāi)書(shū)記員的辛勤勞動(dòng)和努力。當(dāng)然，書(shū)記員本身工作的效率、工作的質(zhì)量以及公正、廉潔等政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的表現(xiàn)，對(duì)樹(shù)立人民法院應(yīng)有的良好形象以及在當(dāng)事人當(dāng)中產(chǎn)生較好的影響有著十分重要的意義。
第三節(jié) 以法庭筆錄為主干的民事審判筆錄制作
一、關(guān)于法庭筆錄
筆錄，是指用筆或者電腦記錄下來(lái)的文字。把筆錄看作一種書(shū)面文件，它就成了如實(shí)記載某項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的文書(shū)。審判筆錄（或稱(chēng)訴訟筆錄），是指法院工作人員在訴訟的各個(gè)不同階段就案件的具體情況所形成的書(shū)面文字記錄；是人民法院在審判活動(dòng)中使用的重要文書(shū)；是如實(shí)記載、全面反映審判過(guò)程和案件事實(shí)的書(shū)面文件；是審判文書(shū)和訴訟卷宗材料不可缺少的一部分。
法庭筆錄是審判筆錄中最基礎(chǔ)的一種筆錄類(lèi)型。法庭筆錄和其他文書(shū)相比，有這么幾個(gè)特點(diǎn)：
（一）形式的唯一性。這里面有兩層意思：一是格式是統(tǒng)一的；二是所用的文字是唯一的，也就是說(shuō)只能用規(guī)范的漢字把審判活動(dòng)的有關(guān)內(nèi)容、語(yǔ)言、狀況記錄在紙上，形成審判文書(shū)。
（二）記載的真實(shí)性。法庭筆錄最本質(zhì)和最重要的特征是具有真實(shí)性，是客觀、如實(shí)地記載審判活動(dòng)的全過(guò)程，實(shí)事求是地反映審判過(guò)程中的具體現(xiàn)象以及案件發(fā)生的情況。需要強(qiáng)調(diào)的是，不容許在記錄中摻入記錄人的主觀的想象、猜測(cè)、推斷或分析，更不容許制作虛假的筆錄，如果出現(xiàn)了虛假筆錄，將要受到紀(jì)律制裁，性質(zhì)嚴(yán)重的還有可能受到刑事處罰，或者被清理出法院隊(duì)伍。
（三）記錄的具體性。因?yàn)槲覀兊姆ㄍスP錄形成后，它將成為法官定性裁判的重要依據(jù)，這就決定了法庭筆錄對(duì)有關(guān)案件的基本事實(shí)、基本證據(jù)以及涉及到證據(jù)、性質(zhì)的認(rèn)定的具體細(xì)節(jié)和過(guò)程，都必須詳盡記錄，在重要的關(guān)鍵性問(wèn)題上要逐字逐句，乃至逐段記錄原話。需要的時(shí)候，可以要求答話的人重述一遍，也可以在簽字時(shí)補(bǔ)記、追記。在事關(guān)重大的問(wèn)題上，不能用隨意省略或者概括性的語(yǔ)言代替關(guān)鍵性的原話。
（四）制作的完整性。這是法庭筆錄的基本特征和合法、有效的前提。這里面有兩層意思：一是記錄的內(nèi)容的完整；二是筆錄的格式要完整，否則涉及到筆錄的合法性和有效性。比如對(duì)當(dāng)事人談話的筆錄，應(yīng)當(dāng)由當(dāng)事人在筆錄上簽名，法庭筆錄還需要審判人員在筆錄上簽名。一份內(nèi)容詳盡而格式不全或者格式不對(duì)的筆錄，往往會(huì)因?yàn)楦袷缴系蔫Υ檬スP錄應(yīng)有的價(jià)值和作用。
（五）形成的合法性。這里就是說(shuō)法庭筆錄的制作形成必須依法進(jìn)行，這是法庭筆錄的本質(zhì)特征。怎么具體理解呢，就是法庭筆錄的制作人必須是依法對(duì)審判該案負(fù)有職責(zé)的法官、書(shū)記員。
（六）時(shí)間的緊迫性或者說(shuō)筆錄形成的即時(shí)性。法庭筆錄一般是在辦案過(guò)程中即時(shí)制作的，筆錄一經(jīng)形成，將筆錄讓答話人閱讀，履行簽字手續(xù)后，這種筆錄就沒(méi)有機(jī)會(huì)重抄、修改、整理。這里面對(duì)筆錄的制作提出了較高的要求，要求筆錄的制作者具有又快又好的記錄本領(lǐng)，要有一定的語(yǔ)文和記錄的基本功，才能適應(yīng)筆錄制作要求。
（七）價(jià)值的長(zhǎng)效性。制作好法庭筆錄的目的在于固定證據(jù)和保存訴訟資料，全面反映審判活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程和情況。結(jié)案后作為長(zhǎng)效保存的歷史檔案，仍然不失其研究、總結(jié)乃至復(fù)查、參考等價(jià)值。所以，我們制作的每一份筆錄，不僅關(guān)系到記錄本身的質(zhì)量，而且關(guān)系到整個(gè)案件是否能經(jīng)得起歷史的檢驗(yàn)。
二、法庭筆錄的制作流程
法庭筆錄的制作，需從庭前準(zhǔn)備工作開(kāi)始說(shuō)起。
（一）收案登記
書(shū)記員和案件接觸，首先是看到了由庭長(zhǎng)簽發(fā)的具體審判人員承辦的案件。這時(shí)候書(shū)記員要根據(jù)所在審判庭內(nèi)務(wù)管理的需要，當(dāng)即進(jìn)行收案登記。
收案登記一般只要注明以下一些項(xiàng)目就可以了：案號(hào)、案由、當(dāng)事人姓名、立案日期、承辦法官姓名、本庭登記時(shí)間、結(jié)案的方式和時(shí)間（待后填寫(xiě)），
（二）庭前準(zhǔn)備工作
1、要審查起訴狀和其他訴訟材料是否符合要求。民事訴狀分正本和副本，正本一份，副本要按對(duì)方當(dāng)事人的人數(shù)確定。
2、要審查當(dāng)事人及訴訟代理人的身份證明材料（如居民身份證復(fù)印件、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、律師事務(wù)所函、律師執(zhí)業(yè)證書(shū)復(fù)印件等），發(fā)現(xiàn)有遺漏，則在通知其領(lǐng)取其他訴訟材料時(shí)一并要求補(bǔ)齊到位，以避免在開(kāi)庭后才發(fā)現(xiàn)遺漏，此后當(dāng)事人有可能不予配合的情況發(fā)生。
3、要檢查立案的手續(xù)是否齊全合法，根據(jù)訴狀的內(nèi)容核對(duì)立案案由是否規(guī)范、是否有當(dāng)事人訴訟主體不適格的情形、是否遺漏了訴訟當(dāng)事人。如發(fā)現(xiàn)有不妥或者錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)即時(shí)報(bào)告承辦法官，由承辦法官審查確認(rèn)。
4、向當(dāng)事人送達(dá)《受理案件通知書(shū)》、《民事起訴狀》（副本）和《應(yīng)訴通知書(shū)》，以及根據(jù)最高人民法院《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》要求的《舉證通知書(shū)》。如果法院就法院的黨風(fēng)廉政建設(shè)所需要向當(dāng)事人征詢(xún)意見(jiàn)的有關(guān)卡片也需一并送達(dá)。在這個(gè)時(shí)候已經(jīng)涉及到另外一種法律文書(shū)，那就是送達(dá)回證。送達(dá)回證是一個(gè)固定格式的文書(shū)（送達(dá)回證的格式設(shè)計(jì)應(yīng)科學(xué)、規(guī)范和統(tǒng)一），要把上面的項(xiàng)目填齊了。送達(dá)《民事起訴狀》（副本）時(shí)，要被告在送達(dá)回證上簽署姓名、日期以及聯(lián)系電話等（系自然人被告同住成年家屬簽收的，在備注欄內(nèi)注明近親屬關(guān)系的性質(zhì)；系法人工作人員簽收的，在備注欄內(nèi)注明其工作部門(mén)和職務(wù)），要告知被告在收到《民事起訴狀》（副本）的第二天起十五日內(nèi)提交《民事答辯狀》。被告不提交《民事答辯狀》的，不影響人民法院的審理（送達(dá)相應(yīng)法律文書(shū)時(shí)，一定要要求當(dāng)事人準(zhǔn)確無(wú)誤地簽署姓名和日期）。
5、收到被告《民事答辯狀》以后，書(shū)記員應(yīng)當(dāng)在收到之日起五日內(nèi)將《民事答辯狀》（副本）送達(dá)給原告，由原告在送達(dá)回證上簽收。在這期間，可能會(huì)有當(dāng)事人到庭，而法官有可能需要詢(xún)問(wèn)當(dāng)事人有關(guān)情況，此時(shí)則要對(duì)當(dāng)事人作一個(gè)《談話筆錄》。民事審判中的《談話筆錄》，總的要求和前面陳述的一樣，但在當(dāng)事人的項(xiàng)目記載上要注意規(guī)范：是自然人的要記載姓名、性別、出生年月日（不要記成多少歲）、民族、工作單位及職務(wù)、住址，這就是我們民事審判中經(jīng)常提及的“前六項(xiàng)”；是法人或其他組織的要記明單位的全稱(chēng)（以該單位使用的公章為準(zhǔn)）、住所以及法定代表人（或者代表人）的姓名和職務(wù)。在記載職務(wù)的時(shí)候要注意根據(jù)《法定代表人身份證明書(shū)》的表述記載為董事長(zhǎng)、執(zhí)行董事、總經(jīng)理或者經(jīng)理。
6、一方當(dāng)事人提交證據(jù)材料時(shí)，應(yīng)要求其填寫(xiě)證據(jù)目錄（對(duì)證據(jù)材料逐一分類(lèi)編號(hào)，簡(jiǎn)要說(shuō)明證據(jù)材料的來(lái)源、證明對(duì)象和內(nèi)容，簽名或蓋章，注明實(shí)際提交日期），根據(jù)對(duì)方當(dāng)事人的人數(shù)提交副本，并及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人來(lái)法院領(lǐng)取證據(jù)材料副本，由其在送達(dá)回證上簽收（對(duì)方當(dāng)事人經(jīng)通知不來(lái)法院領(lǐng)取的，在送達(dá)回證的備注欄內(nèi)加以注明）。
7、在開(kāi)庭時(shí)間、地點(diǎn)確定以后，書(shū)記員應(yīng)在開(kāi)庭三日前將開(kāi)庭時(shí)間、地點(diǎn)通知當(dāng)事人和其他訴訟參與人，將合議庭（獨(dú)任庭）組成人員的情況告知當(dāng)事人。實(shí)踐中這項(xiàng)工作可以和送達(dá)《民事起訴狀》（副本）以及《民事答辯狀》（副本）時(shí)同時(shí)進(jìn)行。
8、庭審時(shí)間確定以后，書(shū)記員要做好以下開(kāi)庭前的準(zhǔn)備工作：
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