[ 閔濤 ]——(2009-12-3) / 已閱6446次
從利用工作談文書材料的分類與組卷
閔濤
分類是文書材料立卷的核心，立卷質(zhì)量的高低很大程度上取決于分類方法是否科學(xué)、合理。在近幾年對(duì)機(jī)關(guān)文書材料立卷的檢查、指導(dǎo)工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，這始終是機(jī)關(guān)文書部門或檔案部門無法逾越的鴻溝。因此，筆者想就這一問題淺談個(gè)人之見解，以求與同行共同探討。
一、分類和組卷的基本含義
分類是人們認(rèn)識(shí)思維的結(jié)果，是對(duì)客觀事物認(rèn)識(shí)的一種基本方法�？陀^事物有從少到多、從簡單到復(fù)雜的不斷變化發(fā)展的過程。當(dāng)事物發(fā)展得越來越多、越來越復(fù)雜時(shí)，為了能更準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)和掌握事物的本質(zhì)，人們便按一種標(biāo)準(zhǔn)或一個(gè)角度來對(duì)事物進(jìn)行劃分。劃分出的每一類都從屬于這一事物，都是從不同的側(cè)面反映了事物的屬性，種類之和正好等于這一事物。例如，從性別分，人可分為男人和女人，從所有制形式分，企業(yè)可分為國有企業(yè)、集體企業(yè)、私營企業(yè)、股份制企業(yè)、三資企業(yè)等。根據(jù)分類邏輯性規(guī)則，按同一標(biāo)準(zhǔn)所劃分出來的類，類與類之間必須互相排斥、不能交叉、重復(fù)或包含，下位類之和等于上位類，并且同一次分類只能采用一種標(biāo)準(zhǔn)。
在檔案工作中，有許多分類概念，如信息分類、概念(種類)分類、實(shí)體分類、全宗分類、年度分類、組織機(jī)構(gòu)分類和問題分類等等。這里，筆者所著重談的是在檔案實(shí)體分類中，經(jīng)過了全宗和年度分類后的組織機(jī)構(gòu)和問題分類是以一個(gè)單位一年的文件為整體，根據(jù)文件內(nèi)容特點(diǎn)，把文件劃分成若干類別和層次的過程。組卷是指在分類的基礎(chǔ)上把具有共同特點(diǎn)或密切聯(lián)系的文件組合成案卷的過程。這就是文件分類和組卷的一般含義。
二、分類與組卷的關(guān)系
在文書立卷理論中，分類與組卷的方法、原則各自不同，不難區(qū)分。但在立卷實(shí)踐工作中，常出現(xiàn)對(duì)文件分類與組卷方法中采取的分級(jí)別、作者、文種、保管期限等分類在概念上模糊不清，運(yùn)用起來前后沖突，使案卷質(zhì)量大打折扣。因此，正確理解文件分類與組卷的關(guān)系對(duì)立卷工作是至關(guān)重要的。
1、分類是組卷的前提
首先，分類是檔案管理的基礎(chǔ)。在檔案管理工作中除了進(jìn)行全宗區(qū)分、檔案門類區(qū)分、年度區(qū)分外，還必須對(duì)檔案劃分“類別”，因?yàn)槲募诮?jīng)過全宗、門類、年度分類后、文件依然是一堆雜亂無章的材料，此時(shí)組卷，結(jié)果必然造成案卷內(nèi)容混雜，也使日后案卷的排架、編目等許多工作難以進(jìn)行，這對(duì)規(guī)范管理極為不利。其次，分類的類目是檔案館(室)檢索文件的第一要素。一般情況，利用者查詢檔案，提供線索往往是一份文件的具體作者或內(nèi)容或時(shí)間或文種等特征，而案卷很少能直接反映某份文件的具體特征，因?yàn)榘妇硎且唤M文件的集合，案卷反映的只能是一組文件的共同特征而非一份文件的具體特征。因此，檔案館(室)檢索文件的第一步只能從這份文件所從屬的類的一至幾個(gè)案卷中去查找，也就是說第一步工作是先判定文件從屬的類，然后，在確定的類中再通過其他特征檢索文件。因此，類目成為檢索文件的第一關(guān)口，如果在文件集合前，沒有明確的類目統(tǒng)帥，檢索文件只能是大海撈針。
2、組卷是在分類的基礎(chǔ)上文件的組合即再次分類
文件按一種標(biāo)準(zhǔn)分類后，在幾個(gè)大類之間，應(yīng)該是互相平行的關(guān)系，其內(nèi)容互不交叉、重復(fù)或包含。在這個(gè)基礎(chǔ)上，才能進(jìn)入組合案卷的過程，組合案卷時(shí)一個(gè)類接一個(gè)類進(jìn)行。在一個(gè)類內(nèi)，可以按文件作者(級(jí)別)、問題、名稱等特征組合(再分類)或幾個(gè)特征聯(lián)合運(yùn)用。最后，根據(jù)保管期限和文件數(shù)量的多少，在一個(gè)類內(nèi)組合成一卷或數(shù)卷。然后依次進(jìn)行，直至完成每個(gè)類內(nèi)文件的組合。
由此可見，分類與組卷實(shí)質(zhì)是立卷工作中一前一后的兩個(gè)步驟，是對(duì)文件進(jìn)行分類和再次分類的過程。分類在前，是組卷的前提，組卷在后，是分類的延伸既再分類。分類重在區(qū)分，是通過演繹法把文件分割成個(gè)性互不相同的類，而組卷重在合并，是通過歸納法把共性文件組合在一起。
