[ 迪奕科技 ]——(2009-11-10) / 已閱9363次
律師事務(wù)所定制軟件的好處
迪奕科技
信息化時代的律師事務(wù)所，面臨嶄新的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)，如何進行規(guī)范化高效運營，以適應(yīng)愈來愈激烈的優(yōu)勝劣汰的競爭環(huán)境，是擺在律所管理者面前的重要課題。 司法部及全國律協(xié)也都對律所提出了更高的要求，下面結(jié)合司法部和全國律協(xié)的相關(guān)規(guī)定和律師事務(wù)所信息化管理平臺的效果及律所運營的一些問題試做探討。
一、符合司法局及律協(xié)的規(guī)定，降低執(zhí)業(yè)風險
司法部頒發(fā)的《律師事務(wù)所管理辦法》第三十三條、第三十八條和《律師執(zhí)業(yè)管理辦法》第二十六、第二十七條、第三十二條以及全國律協(xié)《律師事務(wù)所內(nèi)部管理規(guī)則》第二十八條、第三十五條、三十九條和《律師執(zhí)業(yè)行為規(guī)范》第六十四條、第七十六、第七十七條等相關(guān)條目都對律師和律師事務(wù)所關(guān)于利益沖突檢索和保密措施進行了明文規(guī)定，并規(guī)定了相關(guān)責任追償?shù)囊?guī)定。
規(guī)避執(zhí)業(yè)責任事故：進行案件沖突檢索避免內(nèi)部利益沖突的發(fā)生，從客戶名稱、住址、對方律師、案件關(guān)系人及證人等信息在律所的整個資料庫里進行全面利益沖突檢索，并對立案進行逐級審批，保證接案的安全性；常用的合同及法律文書，由事務(wù)所統(tǒng)一管理，公章借出、歸還、使用對象等情況嚴格記錄和審查，以避免執(zhí)業(yè)事故和事務(wù)所索賠事件的發(fā)生；
資料保密與安全性：根據(jù)自身律所的不同情況，從主任、合伙人、執(zhí)業(yè)律師到秘書助理，從財務(wù)到行政人事等都根據(jù)其工作內(nèi)容和職責設(shè)置不同權(quán)限，以規(guī)范不同職員在辦案管理軟件中對資料的查看與操作，并可根據(jù)日志功能追查責任和文件資料。 如專職律師間各種資料相互獨立，協(xié)同辦案時可通過共享功能靈活的開始或停止共享，并能夠回顧對某一案件的所有操作，以保證資料的私密性。
二、律所規(guī)范化建設(shè)
《律師事務(wù)所管理辦法》第三十五條，《律師執(zhí)業(yè)管理辦法》第三十七條，《律師事務(wù)所內(nèi)部管理規(guī)則》第二十七條、第四十三條，《律師執(zhí)業(yè)行為規(guī)范》第九十一、九十三、九十四條要求律所對收費進行標準化操作。
《律師事務(wù)所管理辦法》第四十四條，《律師執(zhí)業(yè)管理辦法》第三十九條，《律師事務(wù)所內(nèi)部管理規(guī)則》第十七、三十三、三十七、三十八條，《律師執(zhí)業(yè)行為規(guī)范》第五十三條要求對案件卷宗建立完整健全的保管制度。
《律師事務(wù)所內(nèi)部管理規(guī)則》第三十二、三十四條《律師執(zhí)業(yè)行為規(guī)范》第五十四、六十三、第八十七條要求讓客戶實時了解案件的進展和收費情況。
總所、分所管理：通過權(quán)限劃分，總所可以對分所員工及客戶、案件資料進行分類管理，總所能夠及時向所轄分所的每一個員工下達通知及發(fā)放文件，分所的接案及創(chuàng)收情況能夠迅速的整合并反饋給總所。
辦案與收費：從收案的信息登記、利益沖突檢索、立案審批到案件進度處理、案件文件審批、結(jié)案審批以及案件歸檔，環(huán)環(huán)相扣，管理層可以分級進行審批，對案件進展進行督導(dǎo)（如案件文件準備、指導(dǎo)案件進度），對最后進行的審核歸檔。共享功能可滿足律師對協(xié)同辦案的要求，律師還能夠把案件辦理的進度有選擇性的呈現(xiàn)給客戶。而除了案件起訴狀、證人口供、判決書、案件進度和案件總結(jié)等資料外，相關(guān)聯(lián)的如：相關(guān)人的背景資料、判例、法條、對方律師事務(wù)所針對類似案件的研究等文件資料全部保存在系統(tǒng)中，不會因為人員更迭影響案件卷宗的完整性。同時不僅解決了紙質(zhì)文檔不易保存、占空間的問題，還減少了紙張的浪費，更加綠色環(huán)保。
滿足包案件、計時、按照標的等收費方式，律師能夠隨時查詢自己的傭金提成信息，可以根據(jù)不同需求來進行相關(guān)設(shè)置。案件的每一筆財務(wù)往來都會被記錄，客戶并可在客戶端看到詳細收費信息，并可通過客戶端接受客戶監(jiān)督，來增強辦案過程中律師對客戶的透明度，提升客戶滿意度。還可以自動生成帶有律師事務(wù)所專屬VI設(shè)計的賬單，發(fā)送給客戶的同時能夠通知財務(wù)人員，將催款和收費相掛鉤，避免律所死賬和壞賬的情況出現(xiàn)。
事務(wù)所各職員信息暢通：律所在辦案和運營的各個節(jié)點權(quán)責更明確，管理層對案件的立案結(jié)案的審批意見、專職律師對案件的辦理進度、合同公章的使用、財務(wù)人員對賬務(wù)信息的處理、圖書和會議室等律所配備設(shè)施的使用情況等各方面信息都能夠清晰及時的反饋給關(guān)聯(lián)的同事。從而使得無論是管理層與律師，律師與律師還是律師與助理和行政后勤人員之間，都能夠及時的了解到所需要的信息，節(jié)省時間上的成本和增加管理的透明度；
事務(wù)所運營情況分析：事務(wù)所案件統(tǒng)計可分案件類型、時間段來統(tǒng)計實現(xiàn)不同時間段、不同案件類型的接案情況，明確律師事務(wù)所業(yè)務(wù)方向；財務(wù)統(tǒng)計可按分所、部門、法別、客戶類別、案件、時間段進行統(tǒng)計，了解各分所之間、各部門的財務(wù)創(chuàng)收情況，以便制定管理方案和市場策略。統(tǒng)計結(jié)果亦可作為事務(wù)所及律師個人考核評估的標準和依據(jù)；因此繁忙的領(lǐng)導(dǎo)層能夠便捷的了解律所的動態(tài)，準確獲得各方面信息。
高效使用硬件設(shè)施：清晰了解會議室的不同功能、大小及使用狀態(tài)；掌握車輛的使用狀態(tài)、維護保養(yǎng)及保險的情況；分種類和用途對律所的圖書進行管理，管理人員可詳細了解圖書的數(shù)量、借閱及歸還情況；行政人員也可了解事務(wù)所其他資源，如電腦、打印機等辦公設(shè)備的配備和使用及折舊情況，規(guī)范的管理才能使得律所的設(shè)備被高效的利用，以節(jié)省硬件設(shè)施的投入。
三、事務(wù)所內(nèi)部人才培養(yǎng)
積極利用辦案管理軟件搭成的平臺，可有效加強文化建設(shè)，可表現(xiàn)為以下幾點：
1、網(wǎng)絡(luò)的資料庫，律師可隨時查詢法規(guī)、調(diào)閱案卷、使用文書范本等，并可不受地域限制的查看律所公告，享受高效便捷的服務(wù)和工作氛圍；
2、建立內(nèi)部消息平臺，增強所內(nèi)人員溝通，并可對經(jīng)典案例進行論壇式的討論，形成內(nèi)部討論的習慣，增強律所的凝聚力；
3、樹立積累意識，積累客戶信息、經(jīng)驗等各種資源，不會因為人員更迭流失客戶資源。對資深律師寶貴的知識和經(jīng)驗，按照不同類型的案件匯集成相關(guān)問卷表和文件清單，使用時可隨時調(diào)用，有利于對新律師的培養(yǎng)和提升整個律師事務(wù)所的辦案效率和質(zhì)量；
4、對行政人員及秘書人員的培訓(xùn)也會因為系統(tǒng)的規(guī)范化管理變得流程化、制度化，加上系統(tǒng)人性化的操作界面，使得行政人員能夠很快上手，避免出現(xiàn)工作交接不完全的情況。
四、律師事務(wù)所品牌形象樹立
一個律所的品牌形象的樹立關(guān)系到律所日常運營所涉及的方方面面，下面從客戶、員工、同行律師及司法部和律師協(xié)會的方面來做論述。
1、客戶：律師的辦案能力和經(jīng)驗可能參差不齊，如果將律所在辦理案件中專業(yè)知識制作問卷表和文件清單的形式，讓所有律師分享經(jīng)驗成果，讓客戶體驗到律師辦案的嫻熟、經(jīng)驗的豐富和辦事的效率，從而體現(xiàn)律所整體的專業(yè)性；律師能夠在辦案過程中把案件辦理進度、收費明細、服務(wù)記錄以及具有標志風格設(shè)計的正規(guī)賬單通過郵箱、甚至手機提醒等現(xiàn)代化處理手段及時的反饋給客戶，并且客戶可以對自己不滿意的地方進行舉報和投訴，勢必能讓客戶感受到透明化且細致認真負責的服務(wù)水平；
2、員工：律所運營的更加規(guī)范化和信息化，員工有了良好的工作環(huán)境和辦案手段，可以在律所不斷地提高辦案的經(jīng)驗，定會油然地產(chǎn)生自豪感和產(chǎn)生巨大的凝聚力，有利于律所的團隊建設(shè)；
3、同行律師，辦案過程中所接觸的其它律所律師，在了解律所的現(xiàn)代化辦公措施和規(guī)范化運作及體會到由此帶來的高效和便捷后，必會對律所形成良好的印象，增加了律所的吸引力；
4、司法部和律師協(xié)會，司法部和律師協(xié)會均對律所提出了規(guī)范化和信息化建設(shè)的要求，并在各種律所評比中得到具體體現(xiàn)，規(guī)范化和信息化的律師所必將在各地及全國范圍內(nèi)嶄露頭角，贏得好評和名譽，走上品牌化的道路。
綜上，筆者對律所定制適合自身的辦案軟件做了一些探討，只言片語難免有未盡之處。歡迎各位讀者了解更多詳細內(nèi)容，以做更多交流。
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