國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局辦公廳

國(guó)家安全監(jiān)管總局辦公廳關(guān)于印發(fā)《安全生產(chǎn)監(jiān)管監(jiān)察部門(mén)音像電子文件歸檔管理規(guī)定》的通知

安監(jiān)總廳〔2016〕134號(hào)


各省、自治區(qū)、直轄市及新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局，各省級(jí)煤礦安全監(jiān)察局：

為貫徹落實(shí)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》精神，規(guī)范音像電子文件歸檔和管理工作，國(guó)家安全監(jiān)管總局制定了《安全生產(chǎn)監(jiān)管監(jiān)察部門(mén)音像電子文件歸檔管理規(guī)定》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

國(guó)家安全監(jiān)管總局辦公廳

2016年12月21日

安全生產(chǎn)監(jiān)管監(jiān)察部門(mén)

音像電子文件歸檔管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)各級(jí)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門(mén)、煤礦安全監(jiān)察機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱安全生產(chǎn)監(jiān)管監(jiān)察部門(mén)）音像電子文件的歸檔管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999），制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所指音像電子文件由能夠反映有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)管監(jiān)察部門(mén)工作的數(shù)碼照片、數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像文件組成，是指使用數(shù)字設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件、數(shù)字音頻文件和數(shù)字視頻文件，包括經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)照片、模擬聲音信號(hào)（如錄音帶）、模擬影像信號(hào)（如錄像帶）所形成的電子文件。

第三條 本規(guī)定所指音像電子檔案是指具有查考和利用價(jià)值并歸檔保存的音像電子文件，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。

第四條 音像電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。拍攝者或承辦單位負(fù)責(zé)對(duì)音像電子文件及時(shí)整理，并著錄詳細(xì)說(shuō)明信息，檔案部門(mén)對(duì)整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，負(fù)責(zé)音像電子檔案的接收、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。

第二章 歸檔

第五條歸檔范圍。

（一）記錄本單位的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重要工程。

（二）記錄本單位組織或參與處置重大事件、搶險(xiǎn)救援活動(dòng)，包括自然災(zāi)害、事故、突發(fā)事件。

（三）記錄本單位法制建設(shè)、安全執(zhí)法、隱患治理、行政許可、專項(xiàng)整治、督查督辦、安全宣教等工作的過(guò)程及成果。

（四）記錄本單位勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)。

（五）本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的證件照片。

（六）記錄上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和著名人物前來(lái)本單位檢查、視察工作或參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)。

（七）其他具有保存價(jià)值的音像類電子文件。

第六條 歸檔要求。

（一）歸檔的音像電子文件應(yīng)齊全、完整，記錄客觀、系統(tǒng)，主題明確、畫(huà)面完整、音像清晰。

（二）數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，未經(jīng)過(guò)裁剪、修飾等操作。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片作為一組歸檔，反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。

（三）以活動(dòng)中直接形成的數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像文件為素材，遵循活動(dòng)時(shí)序與客觀事實(shí)編輯制作的電子文件也應(yīng)收集歸檔。

（四）音像電子文件應(yīng)以通用或長(zhǎng)期保存格式歸檔。數(shù)碼照片為JPEG、TIFF或RAW格式，數(shù)碼錄音文件為WAV、MP3格式，數(shù)碼錄像文件為MPEG、AVI格式。

（五）音像電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）由移交人員和檔案部門(mén)共同進(jìn)行電子文件真實(shí)性、完整性、可用性以及病毒感染的鑒定和檢測(cè)，并辦理移交。重大活動(dòng)有宣傳報(bào)道的，應(yīng)將與拍攝內(nèi)容相關(guān)的宣傳報(bào)道材料電子版一并歸檔。

第七條 音像電子文件在拍攝或轉(zhuǎn)換完成后，應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，最遲不超過(guò)次年3月底。

各單位應(yīng)不定期開(kāi)展檔案征集活動(dòng)，收集與本單位及所屬機(jī)構(gòu)有關(guān)的、反映安全生產(chǎn)監(jiān)管監(jiān)察工作的音像電子文件。

第三章 整理和著錄

第八條 音像電子檔案的保管期限定為永久。

第九條音像電子檔案分為數(shù)碼照片、數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像三類，其分類代碼分別為ZP、LY、LX。

第十條 音像電子檔案應(yīng)按照檔號(hào)命名規(guī)則在存儲(chǔ)器中逐級(jí)建立并命名文件夾。

第十一條 數(shù)碼照片文件的整理。

（一）數(shù)碼照片以照片組為單位進(jìn)行整理，同一會(huì)議、活動(dòng)、項(xiàng)目或反映同一問(wèn)題、事由的若干張數(shù)碼照片組成一個(gè)照片組。

（二）數(shù)碼照片文件以檔號(hào)命名。檔號(hào)由檔案室代號(hào)（或全宗號(hào)）、分類代碼、年度、照片組號(hào)、張?zhí)柦M成。

檔案室代號(hào)：總局檔案館分配給各立檔單位的代號(hào)，由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

全宗號(hào):地方檔案館分配給各立檔單位的代號(hào)。

照片組號(hào)：同一年度內(nèi)的照片組號(hào)按形成時(shí)間順序從“1”開(kāi)始順序編號(hào)，為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足4位的在前補(bǔ)“0”。

張?zhí)枺和�一照片組號(hào)內(nèi)數(shù)碼照片按形成時(shí)間順序從“1”開(kāi)始順序編號(hào)，為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足4位的在前補(bǔ)“0”。

（三）數(shù)碼照片檔案按分類、年度、照片組逐級(jí)分層次建立并命名文件夾。即在“數(shù)碼照片”文件夾下按不同年度建立并以年度命名文件夾，同一年度文件夾內(nèi)按不同組號(hào)分別建立和命名文件夾，也可以該組號(hào)加題名命名，組號(hào)與題名之間加兩個(gè)空格。

（四）與一組照片內(nèi)容相關(guān)的宣傳報(bào)道材料電子版存儲(chǔ)為txt格式，以報(bào)道標(biāo)題加存儲(chǔ)格式命名，存儲(chǔ)在末級(jí)文件夾下。

示例：2009年檔案室代號(hào)為2110的單位拍攝的××省安全生產(chǎn)工作會(huì)議數(shù)碼照片為2009年第１組，共有10張，存儲(chǔ)格式為JPEG，該組第10張照片的文件名應(yīng)為：2110-ZP-2009-0001-0010.jpeg，宣傳報(bào)道材料文件名為：2009年××省安全生產(chǎn)工作會(huì)議召開(kāi).txt。存放路徑為：

盤(pán)符：\音像電子檔案\數(shù)碼照片\2009\0001\

或盤(pán)符：\音像電子檔案\數(shù)碼照片\2009\0001 2009年××省安全生產(chǎn)工作會(huì)議\

第十二條數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像文件的整理。

（一）數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像文件以自然件為單位整理，以檔號(hào)命名，按形成時(shí)間順序排列。其檔號(hào)由檔案室代號(hào)（或全宗號(hào)）、分類代碼、年度、件號(hào)組成。同一年度內(nèi)件號(hào)從“1”開(kāi)始順序編號(hào)，為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足4位的在前補(bǔ)“0”。

（二）數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像檔案按分類、年度、件號(hào)逐級(jí)分層次建立并命名文件夾。以件號(hào)命名文件夾，可以加題名，件號(hào)與題名之間加兩個(gè)空格。

（三）與一件數(shù)碼錄音、錄像檔案內(nèi)容相關(guān)的宣傳報(bào)道材料電子版為txt格式，以報(bào)道標(biāo)題加存儲(chǔ)格式命名，存儲(chǔ)在末級(jí)文件夾下。

示例：2010年檔案室代號(hào)為2110的單位錄制了1組關(guān)于安全生產(chǎn)檢查活動(dòng)視頻，是2010年第3個(gè)視頻文件，視頻文件格式為AVI，文件名應(yīng)為：2110-LX-2010-0003.avi,宣傳報(bào)道材料文件名為：××省深入開(kāi)展安全生產(chǎn)大檢查活動(dòng).txt。存放路徑為:

盤(pán)符：\音像電子檔案\數(shù)碼錄像\2010\0003\

或盤(pán)符：\音像電子檔案\數(shù)碼錄像\2010\0003 ××省2010年8月安全生產(chǎn)檢查\

第十三條音像電子文件整理過(guò)程中應(yīng)采取有效的病毒防護(hù)措施，免受計(jì)算機(jī)病毒的感染。

第十四條 音像電子檔案著錄應(yīng)真實(shí)、完整、詳細(xì)，便于檢索。題名和文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景等要素。數(shù)碼照片檔案和數(shù)碼錄音、錄像檔案著錄項(xiàng)目及說(shuō)明見(jiàn)附件1、附件2。

第四章 存儲(chǔ)、保管和利用

第十五條 音像電子檔案可分別存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)和專用移動(dòng)硬盤(pán)上。

第十六條 光盤(pán)應(yīng)采用單片光盤(pán)硬盒豎立存放，盒內(nèi)附有標(biāo)識(shí)。不得直接在盤(pán)面上粘貼標(biāo)記。檔案光盤(pán)標(biāo)識(shí)見(jiàn)附件3。

第十七條 存放環(huán)境要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17-20℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%-45%。

第十八條 對(duì)存儲(chǔ)音像電子檔案的光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

第十九條對(duì)存儲(chǔ)在光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)上的音像電子檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

第二十條 音像電子檔案的利用按各單位檔案利用借閱制度進(jìn)行，利用時(shí)應(yīng)確保檔案信息安全。

第五章 附則

第二十一條 本規(guī)定由國(guó)家安全監(jiān)管總局檔案館負(fù)責(zé)解釋。

第二十二條 本規(guī)定自2017年1月1日起施行。

附件：1.數(shù)碼照片檔案著錄項(xiàng)目及說(shuō)明

2.數(shù)碼錄音、錄像檔案著錄項(xiàng)目及說(shuō)明

3.檔案光盤(pán)標(biāo)識(shí)及說(shuō)明

附件1

數(shù)碼照片檔案著錄項(xiàng)目及說(shuō)明



數(shù)碼照片檔案的著錄字段至少應(yīng)包括檔案室代號(hào)（或全宗號(hào)）、分類代碼、年度、照片組號(hào)、張?zhí)�、組題名、文字說(shuō)明、張數(shù)、攝影者、時(shí)間、保管期限、光盤(pán)號(hào)、部門(mén)、參見(jiàn)號(hào)、備注等，檔案室代號(hào)（或全宗號(hào)）、分類代碼、年度、照片組號(hào)、張?zhí)栆部刹环謩e著錄，直接著錄為檔號(hào)。

1.年度：形成年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

2.組題名：本組照片所共同反映的主要內(nèi)容。

3.文字說(shuō)明：組內(nèi)每張照片所反映的主要內(nèi)容，包括人物（姓名、單位、職務(wù)、照片中所處位置）、地點(diǎn)、事由等。

4.張數(shù)：一個(gè)照片組內(nèi)數(shù)碼照片的數(shù)量。

5.攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。

6.時(shí)間：數(shù)碼照片拍攝的日期，采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字，如：2012年12月1日著錄輸入20121201。

7.光盤(pán)號(hào)：指存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案信息的光盤(pán)序號(hào)。

8.部門(mén)：歸檔部門(mén)，采用部門(mén)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，并保持一致和穩(wěn)定。

9.參見(jiàn)號(hào)：與本組照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。

10.備注：其他需要說(shuō)明的情況。如有相關(guān)宣傳報(bào)道材料的，可在備注中記錄報(bào)道標(biāo)題。

附件2

數(shù)碼錄音、錄像檔案著錄項(xiàng)目及說(shuō)明



數(shù)碼錄音、錄像檔案的著錄字段至少應(yīng)包括檔案室代號(hào)（或全宗號(hào)）、分類代碼、年度、件號(hào)、題名、攝錄時(shí)間、持續(xù)時(shí)間、攝錄者、保管期限、光盤(pán)號(hào)、部門(mén)、參見(jiàn)號(hào)、備注等。檔案室代號(hào)（或全宗號(hào)）、分類代碼、年度、件號(hào)也可直接著錄為檔號(hào)。

1.題名：反映數(shù)碼錄音、錄像檔案的主要內(nèi)容，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景等要素，如涉及多位重要人物出席或講話的活動(dòng)，應(yīng)標(biāo)注出文件中涉及的全部人物姓名、單位和職務(wù)。

2.攝錄時(shí)間：錄音、錄像文件錄制日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。

3.持續(xù)時(shí)間：一個(gè)文件的拍攝時(shí)長(zhǎng)，以分鐘為計(jì)量單位。

4.部門(mén)：歸檔部門(mén)，采用部門(mén)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，并保持相對(duì)一致和穩(wěn)定。

5.參見(jiàn)號(hào)：與本件音像電子檔案有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。

6.備注：其他需要說(shuō)明的情況。如有相關(guān)宣傳報(bào)道材料的，可在備注中記錄報(bào)道標(biāo)題。

附件3

檔案光盤(pán)標(biāo)識(shí)及說(shuō)明









檔案光盤(pán)標(biāo)識(shí)

年 度

光 盤(pán) 號(hào)


光盤(pán)內(nèi)容




分類代碼

容量


件（張）數(shù)

保管期限


制作單位

制作日期

























1.光盤(pán)號(hào)：存儲(chǔ)音像電子檔案信息的光盤(pán)序號(hào)，可以在同一年度下排列流水號(hào)，也可以跨年度排列流水號(hào)。由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，不足4位的在前補(bǔ)數(shù)0”。

2.年度：光盤(pán)內(nèi)音像電子檔案的形成年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。不同年度、不同類型的音像電子檔案應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同光盤(pán)內(nèi)。

3.光盤(pán)內(nèi)容：光盤(pán)內(nèi)檔案信息內(nèi)容的簡(jiǎn)要說(shuō)明，標(biāo)明光盤(pán)存儲(chǔ)內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的起止照片組號(hào)或件號(hào)。

4.分類代碼：光盤(pán)內(nèi)存儲(chǔ)內(nèi)容的分類：ZP、LY、LX。

5.容量：光盤(pán)內(nèi)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的容量，如：4.2G。

6.件（張）數(shù)：光盤(pán)內(nèi)存儲(chǔ)的數(shù)碼錄音、錄像檔案的件數(shù)或數(shù)碼照片的張數(shù)。

7.保管期限：光盤(pán)內(nèi)檔案的保管期限，統(tǒng)一填寫(xiě)為：永久。

8.制作單位：制作光盤(pán)內(nèi)容的承辦單位名稱。

9.制作日期：制作光盤(pán)的年、月、日，采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字。