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提高合同管理效能 維護企業(yè)合法權益——財政部會計司解讀《企業(yè)內部控制應用指引第16號——合同管理》
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提高合同管理效能 維護企業(yè)合法權益——財政部會計司解讀《企業(yè)內部控制應用指引第16號——合同管理》
合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。加強合同管理,有利于規(guī)范、約束市場主體交易行為，優(yōu)化資源配置，維護市場秩序。制定和實施《企業(yè)內部控制應用指引第16號——合同管理》，旨在幫助企業(yè)規(guī)范當事人雙方經營行為，維護自身合法權益、防控法律風險，促進實現內部控制目標。本文就此進行解讀。
一、 合同管理的總體要求
企業(yè)需要建立一系列制度體系和機制保障，促進合同管理的作用得到有效發(fā)揮。
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企業(yè)應當根據經濟業(yè)務性質、組織機構設置和管理層級安排，建立合同分級管理制度。屬于上級管理權限的合同，下級單位不得簽署。對于重大投資類、融資類、擔保類、知識產權類、不動產類合同上級部門應加強管理。下級單位認為確有需要簽署涉及上級管理權限的合同，應當提出申請，并經上級合同管理機構批準后辦理。上級單位應當加強對下級單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。
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企業(yè)可以根據實際情況指定法律部門等作為合同歸口管理部門，對合同實施統(tǒng)一規(guī)范管理，具體負責制定合同管理制度，審核合同條款的權利義務對等性，管理合同標準文本，管理合同專用章，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進合同的有效履行等。
（三）明確職責分工
公司各業(yè)務部門作為合同的承辦部門負責在職責范圍內承辦相關合同，并履行合同調查、談判、訂立、履行和終結責任。公司財會部門側重于履行對合同的財務監(jiān)督職責。
（四）健全考核與責任追究制度
企業(yè)應當健全合同管理考核與責任追究制度，開展合同后評估，對合同訂立、履行過程中出現的違法違規(guī)行為，應當追究有關機構或人員的責任。
二、 合同管理流程
合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段。合同訂立階段包括合同調查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)；合同履行階段涉及合同履行、合同補充和變更、合同解除、合同結算、合同登記等環(huán)節(jié)。下圖列示的合同管理流程具有一定通用性。
三、 合同各環(huán)節(jié)的主要風險點及管控措施
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合同訂立前，企業(yè)應當進行合同調查，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關情況，確保對方當事人具備履約能力。該環(huán)節(jié)的主要風險是：忽視被調查對象的主體資格審查，準合同對象不具有相應民事權利能力和民事行為能力或不具備特定資質，與不具備代理權或越權代理的主體簽訂合同，導致合同無效，或引發(fā)潛在風險；在合同簽訂前錯誤判斷被調查對象的信用狀況，或在合同履行過程中沒有持續(xù)關注對方的資信變化，致使企業(yè)蒙受損失；對被調查對象的履約能力給出不當評價，將不具備履約能力的對象確定為準合同對象，或將具有履約能力的對象排除在準合同對象之外。
主要管控措施：第一，審查被調查對象的身份證件、法人登記證書、資質證明、授權委托書等證明原件，必要時，可通過發(fā)證機關查詢證書的真實性和合法性，關注授權代理人的行為是否在其被授權范圍內，在充分收集相關證據的基礎上評價主體資格是否恰當。第二，獲取調查對象經審計的財務報告、以往交易記錄等財務和非財務信息，分析其獲利能力、償債能力和營運能力，評估其財務風險和信用狀況，并在合同履行過程中持續(xù)關注其資信變化，建立和及時更新合同對方的商業(yè)信用檔案。第三，對被調查對象進行現場調查，實地了解和全面評估其生產能力、技術水平、產品類別和質量等生產經營情況，分析其合同履約能力。第四，與被調查對象的主要供應商、客戶、開戶銀行、主管稅務機關和工商管理部門等溝通，了解其生產經營、商業(yè)信譽、履約能力等情況。
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初步確定準合同對象后，企業(yè)內部的合同承辦部門將在授權范圍內與對方進行合同談判，按照自愿、公平原則，磋商合同內容和條款，明確雙方的權利義務和違約責任。該環(huán)節(jié)的主要風險是：忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當讓步；談判經驗不足，缺乏技術、法律和財務知識的支撐，導致企業(yè)利益損失；泄露本企業(yè)談判策略，導致企業(yè)在談判中處于不利地位。
主要管控措施：第一，收集談判對手資料，充分熟悉談判對手情況，做到知己知彼；研究國家相關法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產業(yè)政策、同類產品或服務價格等與談判內容相關的信息，正確制定本企業(yè)談判策略。第二，關注合同核心內容、條款和關鍵細節(jié)，具體包括合同標的的數量、質量或技術標準，合同價格的確定方式與支付方式，履約期限和方式，違約責任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。第三，對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判，充分發(fā)揮團隊智慧，及時總結談判過程中的得失，研究確定下一步談判策略。第四，必要時可聘請外部專家參與相關工作，并充分了解外部專家的專業(yè)資質、勝任能力和職業(yè)道德情況。第五，加強保密工作，嚴格責任追究制度。第六，對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責任追究的依據。
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企業(yè)在合同談判后，根據協(xié)商談判結果，擬定合同文本。該環(huán)節(jié)的主要風險是：選擇不恰當的合同形式；合同與國家法律法規(guī)、行業(yè)產業(yè)政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標或特定業(yè)務經營目標發(fā)生沖突；合同內容和條款不完整、表述不嚴謹準確，或存在重大疏漏和欺詐，導致企業(yè)合法利益受損；有意拆分合同規(guī)避合同管理規(guī)定等；對于合同文本須報經國家有關主管部門審查或備案的，未履行相應程序。
主要管控措施：第一，企業(yè)對外發(fā)生經濟行為，除即時結清方式外，應當訂立書面合同。第二，嚴格審核合同需求與國家法律法規(guī)、產業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標的關系，保證其協(xié)調一致；考察合同是否以生產經營計劃、項目立項書等為依據，確保完成具體業(yè)務經營目標。第三，合同文本一般由業(yè)務承辦部門起草，法律部門審核；重大合同或法律關系復雜的特殊合同應當由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查，并根據實際情況進行適當修改。各部門應當各司其職，保證合同內容和條款的完整準確。第四，通過統(tǒng)一歸口管理和授權審批制度，嚴格合同管理，防止通過化整為零等方式故意規(guī)避招標的做法和越權行為。第五，由簽約對方起草的合同，企業(yè)應當認真審查，確保合同內容準確反映企業(yè)訴求和談判達成的一致意見，特別留意“其他約定事項”等需要補充填寫的欄目，如不存在其他約定事項時注明“此處空白”或“無其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改。第六，合同文本須報經國家有關主管部門審查或備案的，應當履行相應程序。
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合同文本擬定完成后，企業(yè)應進行嚴格的審核。該環(huán)節(jié)的主要風險是：合同審核人員因專業(yè)素質或工作態(tài)度原因未能發(fā)現合同文本中的不當內容和條款；審核人員雖然通過審核發(fā)現問題但未提出恰當的修訂意見；合同起草人員沒有根據審核人員的改進意見修改合同，導致合同中的不當內容和條款未被糾正。
主要管控措施：第一，審核人員應當對合同文本的合法性、經濟性、可行性和嚴密性進行重點審核，關注合同的主體、內容和形式是否合法，合同內容是否符合企業(yè)的經濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。第二，建立會審制度，對影響重大或法律關系復雜的合同文本，組織財會部門、內部審計部、法律部、業(yè)務關聯的相關部門進行審核，內部相關部門應當認真履行職責。第三，慎重對待審核意見，認真分析研究，慎重對待，對審核意見準確無誤地加以記錄，必要時對合同條款作出修改并再次提交審核。
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企業(yè)經審核同意簽訂的合同，應當與對方當事人正式簽署并加蓋企業(yè)合同專用章。該環(huán)節(jié)的主要風險是：超越權限簽訂合同，合同印章管理不當，簽署后的合同被篡改，因手續(xù)不全導致合同無效等。
主要管控措施：第一，按照規(guī)定的權限和程序與對方當事人簽署合同。對外正式對外訂立的合同應當由企業(yè)法定代表人或由其授權的代理人簽名或加蓋有關印章。授權簽署合同的，應當簽署授權委托書。第二，嚴格合同專用章保管制度，合同經編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。用印后保管人應當立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人濫用。保管人應當記錄合同專用章使用情況以備查，如果發(fā)生合同專用章遺失或被盜現象，應當立即報告公司負責人并采取妥善措施，如向公安機關報案、登報聲明作廢等，以最大限度消除可能帶來的負面影響。第三，采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。第四，按照國家有關法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準、登記等手續(xù)之后方可生效的合同，企業(yè)應當及時按規(guī)定辦理相關手續(xù)。
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合同訂立后，企業(yè)應當與合同對方當事人一起遵循誠實信用原則，根據合同的性質、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。該環(huán)節(jié)的主要風險是：本企業(yè)或合同對方當事人沒有恰當地履行合同中約定的義務；合同生效后，對合同條款未明確約定的事項沒有及時協(xié)議補充，導致合同無法正常履行；在合同履行過程中，未能及時發(fā)現已經或可能導致企業(yè)利益受損情況，或未能采取有效措施；合同糾紛處理不當，導致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗，損害企業(yè)利益、信譽和形象等。
主要管控措施：第一，強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，全面適當執(zhí)行本企業(yè)義務，敦促對方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。第二，對合同對方的合同履行情況實施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現有違約可能或違約行為，應當及時提示風險，并立即采取相應措施將合同損失降到最低。第三，根據需要及時補充、變更甚至解除合同。一是對于合同沒有約定或約定不明確的內容，通過雙方協(xié)商一致對原有合同進行補充；無法達成補充協(xié)議的，按照國家相關法律法規(guī)、合同有關條款或者交易習慣確定；二是，對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調整、市場變化等客觀因素已經或可能導致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時報告，并經雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權限和程序辦理合同變更或解除事宜；三是對方當事人提出中止、轉讓、解除合同的，造成企業(yè)經濟損失的，應向對方當事人書面提出索賠。第四，加強合同糾紛管理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應當依據國家相關法律法規(guī)，在規(guī)定時效內與對方當事人協(xié)商并按規(guī)定權限和程序及時報告。合同糾紛經協(xié)商一致的，雙方應當簽訂書面協(xié)議；合同糾紛經協(xié)商無法解決的，根據合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內部授權處理合同糾紛，應當簽署授權委托書。糾紛處理過程中，未經授權批準，相關經辦人員不得向對方當事人作出實質性答復或承諾。
（七）合同結算
合同結算是合同執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)，既是對合同簽訂的審查，也是對合同執(zhí)行的監(jiān)督，一般由財會部門負責辦理。該環(huán)節(jié)的主要風險是：違反合同條款，未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款；疏于管理，未能及時催收到期合同款項；在沒有合同依據的情況下盲目付款等。
主要管控措施：第一，財會部門應當在審核合同條款后辦理結算業(yè)務，按照合同規(guī)定付款，及時催收到期欠款。第二，未按合同條款履約或應簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權拒絕付款，并及時向企業(yè)有關負責人報告。
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合同登記管理制度體現合同的全過程封閉管理，合同的簽署、履行、結算、補充或變更、解除等都需要進行合同登記。該環(huán)節(jié)的主要風險是：合同檔案不全，合同泄密，合同濫用等。
主要管控措施：第一，合同管理部門應當加強合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更、終結等情況，合同終結應及時辦理銷號和歸檔手續(xù)，以實行合同的全過程封閉管理。第二，建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號制度，以防止或及早發(fā)現合同文本的遺失。第三，加強合同信息安全保密工作，未經批準，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或商業(yè)秘密。第四，規(guī)范合同管理人員職責，明確合同流轉、借閱和歸還的職責權限和審批程序等有關要求。
四、 合同管理的后評估
合同作為企業(yè)承擔獨立民事責任、履行權利義務的重要依據，是企業(yè)管理活動的重要痕跡，也是企業(yè)風險管理的主要載體，為此，合同管理內部控制指引強調企業(yè)應當建立合同管理的后評估制度。企業(yè)應當建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對分析評估中發(fā)現合同履行中存在的不足，應當及時加以改進。
日期：2010-7-8 11:18:07 | 關閉